Privacy statement

Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende hecht veel waarde aan uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor onze dienstverlening en het verbeteren van onze dienstverlening. Wij gaan zeer zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden. Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website, ons inschrijfsysteem, en de daarop ontsloten diensten van Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende.

De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 26/04/2018, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan, hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken, u vindt de contactgegevens van deze persoon aan het einde van ons privacybeleid.

Welke (persoons)gegevens slaan wij van u op?

Voordat uw kinderen kunnen meedoen met Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende dient u de kinderen in te schrijven via ons inschrijfsysteem. Onze website en het daarbij behorende inschrijfsysteem is geheel ontwikkeld in eigen beheer waardoor wij er zeker van zijn dat uw gegevens niet ter beschikking worden gesteld aan derden.

De volgende (bijzondere) persoonsgegevens slaan wij (versleuteld) op: Met als doel:
Van de ouder/voogd:
geslacht, naam, adres, postcode, woonplaats, e-mail adres en telefoonnummer.
Vanaf inschrijving tot aan de jeugdweek: contactgevens voor inschrijving gerelateerde communicatie en vragen (naam, e-mail adres)
Tijdens de jeugdweek: contact- en adresgegevens indien er in geval van (al dan niet medische) nood contact met de ouder/voogd moet worden opgezocht (adresgegevens, telefoonnummer).
Van de hulpouders (indien dit iemand anders is dan de ouder/voogd zoals hierboven vernoemd):
geslacht, naam, e-mail adres en telefoonnummer.
Vanaf inschrijving tot aan de jeugdweek: contactgevens voor inschrijving gerelateerde communicatie (naam, e-mail adres) en gegevens ten behoeve van de weekindeling (naam)
Tijdens de jeugdweek: contactgegevens (telefoonnummer)
Van iedere deelnemer van de jeugdweek:
geslacht, naam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, informatie over gezondheid*
Vanaf inschrijving tot aan de jeugdweek: gegevens ten behoeve van de indeling van de groepjes (geslacht, naam, geboortedatum)
Tijdens de jeugdweek: in geval van nood en indien men allergieën of medicatie opgeeft (informatie over de gezondheid) kunnen wij hier rekening mee houden bij traktaties .Bij medicatie kunnen wij als organisatie ervoor zorgen dat wij de deelnemers helpen herinneren om hun medicatie op tijd in te nemen. Indien we medische hulp tijdens de week in moeten schakelen kan deze informatie ook helpen om de juiste hulp te verlenen.

*) Dit betreft een vrij tekstveld wat optioneel is in te vullen door ouder/voogd en kan eventueel bijzondere persoonsgegevens bevatten.
Denk hierbij aan allergieën, medicatie, gedragsproblemen en/of situaties waar wij als organisatie rekenening mee dienen te houden.

Verwerking van betaling

Voor het afhandelen van de betalingen van de inschrijving maken wij gebruik van het platform van Sisow. Sisow verwerkt uw naam, adres-, woonplaats en betaalgegevens waaronder uw bankrekeningnummer zodat zij hun activiteit als betaaldienstverlener kunnen uitvoeren. Sisow is sinds 2012 vergunninghouder van de Nederlandse Bank als betaaldienstverlener en tevens certificaathouder Collecterende Payment Service Provider (CPSP) voor iDEAL. Zij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Voor meer details over Sisow verwijzen wij u graag naar de contact pagina van Sisow.nl.

Waar worden mijn ingevoerde gegevens voor gebruikt?

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening.  Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de inschrijving van één of meerdere kinderen bij Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende om mee te doen aan de door ons georganiseerde jeugdweek. In de tabel hierboven hebben wij aangegeven waarvoor wij uw gegevens specifiek gebruiken. Wij gebruiken uw gegevens niet voor (gerichte) marketing. Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om – anders dan op uw verzoek – op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming. Gegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, zullen wij nooit gebruiken voor een ander doel.

Met wie en onder welke voorwaarden worden mijn gegevens gedeeld?

Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.  In voorkomende gevallen kan Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten. 

Hoe slaan wij uw gegevens op?

Wij nemen webhosting- en e-maildiensten af van Webunity. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van uw en onze gegevens te voorkomen. Webunity heeft geen toegang tot onze e-mail en wij behandelen al ons emailverkeer vertrouwelijk.

Om uw persoonsgegevens te beschermen die u bij ons achterlaat hebben wij diverse maatregelen genomen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan onder andere uit de toepassing van SSL-encryptie bij het inschrijfsysteem, een sterk wachtwoordbeleid en diverse beveiligingsmaatregelen met betrekking van de opslag van uw gegevens waaronder versleutelde opslag van alle persoonsgevens. 

Tijdens uw bezoek op onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van hun “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om technische informatie te verzamelen en rapportages te krijgen over hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens. Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende behoudt zich het recht voor om gegevens die automatisch worden verzameld te gebruiken om onze dienstverlening of website verder te verbeteren.  Deze verwerker is mogelijk verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving inzage te geven in deze gegevens. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics-informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens maximaal 2 jaar. Deze periode gaat in vanaf het het moment dat u één of meerdere kinderen inschrijft totdat wij de jeugdvakantieweek het jaar daarop hebben afgesloten. Dit doen wij zodat wij terug kunnen vallen op voorheen ingevoerde gegens en om eventuele fouten bij de inschrijving een jaar later te kunnen corrigeren. U heeft meerdere rechten met betrekking tot de door u ingevoerde gegevens welke verderop dit document verder uitgelegd worden. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw gegevens en/of documenten die wij naar aanleiding van de eerdere inschrijving hebben vervaardigd.

Welke rechten heb ik omtrent de door mij ingevoerde gegevens?

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.

In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten

U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.

U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.

Wijzigingen in het privacybeleid

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.

Contactgegevens

Stichting Vakantie Jeugdwerk Leende
Pomperschans 90 (let op: postadres)
5595 AW Leende
Nederland

T: +31622036091
E: post (at) svjl.nl

Contactpersoon voor privacyzaken

J. Peet